Dua Format, Konten HTML dan Plain Text Dalam Satu Email

Jika anda menggunakan konten berupa gambar di dalam email marketing, ukuran email menjadi besar dan sangat potensial terhadang filter spam. Jika cuma gambar, filter spam akan menganggap email anda berisi virus. Sebaliknya, jika anda hanya menggunakan konten berupa teks tanpa gambar, anda jadi kehilangan kesempatan untuk menampilkan logo, produk, dan warna.

HTML Editor dan Text Editor otomatis

Masih banyak praktisi email blast marketing di Indonesia yang masih belum menggunakannya dengan benar. Padahal ini sangat mudah dan aplikasi email marketing memiliki Content Editor yang akan membantu anda. Sayangnya, kita terlalu malas untuk mencoba dan menggunakannya.

Konten email marketing yang paling ideal adalah berupa HTML, dan seorang web desainer pasti menguasainya. Tapi nyatanya, banyak perusahaan yang tidak membuat email newsletter dalam format HTML, padahal mereka memiliki staf web desainer atau programmer. Bahkan bagi yang awam, tetap masih bisa membuat email HTML. Dan jika terus diasah, anda akan mampu membuat email tampil memukau dan proporsional untuk dipandang, dibaca dan akhirnya di klik.

Lalu ada satu hal lagi yang kerap diabaikan, yaitu email format teks polos (plain text). Ya, anda harus menyediakan konten cadangan berupa teks biasa, karena bisa saja aplikasi email penerima menonaktifkan format HTML. Dalam hal ini, fitur aplikasi email marketing juga membantu anda membuatnya secara otomatis.

Aplikasi kami menyediakan dua format yakni konten HTML dan Plain Text dalam satu email marketing. Artinya, satu email berisi dua format dan dikirim bersamaan. Ketika konten HTML gagal atau tidak tampil, maka format teks tersedia sebagai cadangan. Minimal pesan anda dapat dibaca meski tanpa gambar.

Ketika membuat email berupa teks polos, sunting naskah yang tidak terlalu penting, karena teks yang terlalu panjang membuat orang malas membaca. Lalu sertakan tautan (link) yang prioritas saja, misalnya http://www.email.com/newsletter/july.html. Pada format teks polos, tautan ini tidak dapat di klik, tapi dapat disalin ke internet browser oleh penerima yang tertarik membacanya. Maka, mulai sekarang biasakanlah untuk membuat dua konten HTML dan Plain Text dalam satu email marketing anda.

Email Marketing Indonesia – Web Service

Role-based Email Address

Email Marketing

Role-based Email Address adalah alamat email yang dibuat berdasarkan kepentingan fungsional dari sebuah institusi, dan tidak spesifik mewakili orang tertentu. Alamat email ini biasanya mewakili dan dikelola oleh beberapa orang atau beberapa posisi yang kerap berganti di dalam institusi tersebut. Alamat email seperti admin@example.com atau sales@example.com biasanya mewakili beberapa orang yang berada di departemen admin atau sales. Sangatlah mungkin orang yang hendak anda kirimkan email, sudah diganti atau tidak terdaftar lagi pada role address tersebut.

Mengirim email atau newsletter melalui aplikasi email marketing yang ditujukan ke role address berpotensi besar mendulang laporan Spam. Ini dapat merugikan kredibilitas anda karena belum tentu email yang anda kirim dikehendaki oleh semua penerima yang ada dalam role address tersebut.

Dalam praktek pengiriman email umum, terutama email marketing, sangat disarankan untuk mengirim email secara personal, karena pengiriman ke role address biasanya akan difilter oleh pihak penyedia layanan email (email service provider). Selain hasilnya dijamin lebih efektif, praktek ini lebih aman untuk menjaga kredibilitas anda.

Berikut adalah contoh role address.

• mail@example.com
• marketing@example.com
• office@example.com
• support@example.com
• customerservice@example.com
• customercare@example.com
• accounting@example.com
• www@example.com
• everyone@example.com
• webmaster@example.com
• admin@example.com
• info@example.com
• sales@example.com
• sale@example.com

Email Marketing Indonesia – Web Service

Mengenal Fitur Suppression List

image: marketingdonut.co.uk

Dalam Email Marketing kita akan bertemu dengan fitur Suppression List, yakni sebuah database yang menyimpan daftar email yang telah berhenti berlangganan (unsubscribed), bouncing, atau jika ada yang menandai email anda sebagai spam.

Ini berguna untuk memastikan agar anda tidak pernah mengirim email lagi ke daftar tersebut, karena tidak akan efektif dan dapat mempengaruhi citra anda. Anda tidak akan dapat menambah atau mengimpor alamat email tertentu ke dalam database aktif anda jika alamat email tersebut sudah ada dalam Suppression List. Sistem akan bekerja secara otomatis memeriksa data yang anda masukkan.

Lalu apakah sebaiknya anda tidak menyertakan link unsubscribe dalam email? Justru, tidak demikian, karena itu akan membuat email anda semakin berpotensi dianggap sebagai spam. Unsubscribe merupakan hak yang harus diberikan kepada setiap pelanggan email komersial. Mengikuti ketentuan CAN-SPAM Act of 2003 terdapat standar untuk pengiriman e-mail komersial, dimana anda tidak dapat mengirim email pemasaran untuk pengguna yang sebelumnya telah berhenti berlangganan (unsubscribed).

Yang dapat anda lakukan adalah meminimalisir tingkat unsubscribe. Ada dua hal utama untuk menghindari tingkat unsubscribe yang tinggi. Pertama, anda mungkin tidak menargetkan target sasaran anda dengan benar. Misalnya, email yang berisi Tips & Trik tidak akan tepat bagi pelanggan yang mengharapkan informasi tentang Kupon, Diskon atau Promosi lainnya. Pelanggan dapat menilai email yang anda kirim tidak berguna bagi mereka dan memutuskan untuk tidak lagi menerimanya. Membuat target berdasarkan kepentingan adalah kunci untuk menjaga pelanggan anda tertarik dan mengurangi tingkat unsubscribe.

Yang kedua, jumlah email yang anda kirim mungkin terlalu berlebihan. Aturan umum yang praktis adalah untuk tidak mengirim lebih dari satu email setiap 10 hari. Tentu saja, ini relatif dan tergantung pada jenis bisnis anda dan bagaimana harapan mereka terhadap informasi dari anda. Ingat, anda bukan satu-satunya yang akan mengisi kotak surat milik pelanggan. Email yang bertubi-tubi kerap justru akan dilewatkan atau bahkan dihapus.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bouncing. Ini berarti bahwa mail server penerima menyatakan bahwa email anda tidak dapat disampaikan. Ini disebabkan oleh beberapa hal seperti kotak surat (inbox) penerima sudah penuh, server sedang down, ukuran email yang diijinkan server tersebut terlalu besar, alamat email tidak valid (nama domain tidak ada, kesalahan ketik, alamat berubah), atau mail server pelanggan telah memblokir server anda, dan lain-lain.

Sistem email marketing memperlakukan prosedur tertentu terhadap bouncing sebelum memasukkan alamat email tertentu ke dalam Suppression List. Intinya, fasilitas Suppression List justru membantu dalam efisiensi biaya online marketing. Aplikasi email marketing dengan segala fitur otomatisnya memang dirancang bukan untuk mengirim email yang sia-sia.

Email Marketing Indonesia – Web Service

Panduan Email Marketing

Meskipun aplikasi email marketing telah dilengkapi dengan fitur Help, kami berusaha memberi panduan sederhana penggunaan aplikasi tersebut dalam bahasa Indonesia. Berikut adalah langkah-langkahnya.

1. Login

• Masuk ke aplikasi (login) menggunakan internet browser (IE, Firefox) ke alamat url aplikasi email marketing.
• Masukkan Username dan Password yang telah di sediakan.
• Klik login

2. Membuat Database Email

• Buat database email penerima dengan cara pilih menu contact list, create a contact list.
• Masukkan informasi seperti :
  • List name (nama mailing list anda)
  • List owner name (nama pengirim yang akan muncul pada saat penerima membaca email anda)
  • List owner email (email pengirim yang akan muncul pada saat penerima membaca email anda)
  • List reply to email (email pengirim yang akan muncul pada saat penerima me-reply email anda)

• Contact list telah selesai dibuat.
• Terdapat dua cara menambah email address pada Contact List
  • Dengan cara Add Contact
  • Dengan cara import data melalui Microsoft Excel (atau software sejenis)

• Data yang akan diimport disimpan menggunakan ekstensi .csv (coma delimited)
• Setelah file tersimpan, lakukan import data menggunakan menu berikut:
  • Pilih menu contact, import from file
  • Pilih contact list yang akan di import
  • Browse file yang akan di import
  • Pilih next hingga proses selesai.

3. Cara Membuat Konten Email Marketing

• Pada menu email campaign pilih create an email campaign
• Buat nama email marketing yang akan anda kirim pada email campaign name. Anda dapat menggunakan template yang tersedia dengan memilih email template.
• Setelah selesai, pilih next.
• Anda akan berada pada halaman editor online
• Masukkan email subject dan materi pada editor ini.
• Selain editor online, anda dapat menggunakan pilihan upload file (berupa html format) dan import langsung bahan yang sudah ada dari website.
• Jangan lupa untuk menyertakan link paling bawah insert unsubscribe link pada email marketing anda untuk mencegah email anda masuk pada kategori spam.
• Setelah selesai, pilih tombol save dan exit.

4. Cara Mengirim Email

• Pilih send an email campaign
• Pilih contact list yang tersedia
• Pilih send the email campaign
• Pilih schedule my email campaign
• Email anda akan terkirim dalam waktu kurang dari 5 menit.

5. Cara Menggunakan Fitur Statistik Report

Cukup banyak variasi laporan statistik dan analisa dalam fitur ini. Menu Statistics berisi menu Email Campaign Statistics, Contact List Statistics, dan User Account Statistics. Laporan dari fitur ini ditampilkan dalam format grafik batang, grafik lingkaran dan tabel. Anda dapat melihat langsung pada halaman aplikasi atau dicetak.

Email Campaign Statistics gunanya antara lain untuk melihat detail email yang terkirim, diterima, dibuka, ditolak server penerima (Bounces), menekan link, forward email, dan unsubscribe (keluar dari database anda).

Contact List Statistics menunjukkan update database alamat email anda. Berapa banyak orang yang berlangganan, berhenti berlangganan, dan terpental karena bounce. Meski jumlahnya menyusut, namun itu adalah jumlah database yang nyata dan efektif.

User Account Statistics adalah data tentang aktivitas anda dalam menggunakan aplikasi email marketing. Menu Statistics sangat membantu anda dalam menyusun strategi komunikasi melalui email dan tentu saja meringankan tugas anda dalam membuat laporan.


6. Lain-Lain

Kuota Email
Jumlah kuota penggunaan email anda dapat dilihat di sebelah kanan atas bagian depan aplikasi. Misalnya tertera keterangan “You have 10.000 total credits left,.=> Inilah kuota akun email anda. Berarti anda masih dapat mengirim sebanyak 10.000 email, bisa dipakai sekaligus atau beberapa kali pengiriman selama masa waktu keanggotaan anda masih aktif.

Custom Fields
Juga ada menu Custom Fields, yang berguna untuk membuat semacam kolom atau form isian bagi para penerima email anda. Menu ini dapat dimanfaatkan sebagai filter Contact Database yang anda miliki agar semakin spesifik dan fokus sesuai segmentasi anda. Misalnya, anda membutuhkan kolom isian Nama Depan, Nama Belakang, Tanggal Lahir, Profesi / Jabatan, Nomor Telepon, Fax, Kode Pos, Kota, Negara dan lainnya. Dengan adanya data seperti ini, Anda bisa membuat filter dari Contact Database sesuai kategori yang diinginkan. Misalnya, Anda ingin mengirimkan sejumlah email khusus bagi yang berdomisili di Jakarta atau lainnya.
Anda dapat melihat, menambah dan mengubah Custom Fields sesuai keperluan anda untuk pengiriman email berikutnya, dan tipe Custom Fields yang bisa anda buat sebagai berikut.

• Text Field – Memungkinkan pengguna untuk memasukkan kombinasi huruf dan angka.
• Multiline Text Field – Memungkinkan pengguna untuk memasukkan teks pada baris yang berbeda.
• Numbers Only – Memungkinkan pengguna untuk memasukkan nomor apapun, dengan kisaran yang dapat dibatasi.
• Pick List – Memungkinkan pengguna untuk memilih nilai dari daftar yang Anda tentukan.
• Checkboxes – Memungkinkan pengguna untuk memilih ganda nilai benar / salah menggunakan checkbox.
• Radio Buttons – Memungkinkan pengguna untuk memilih hanya satu nilai dari daftar opsi.
• Date Field – Memungkinkan pengguna untuk memilih tanggal secara opsional dalam kisaran tertentu.